General Data Protection Regulation (GDPR)
1.1. Privatlivspolitik
Dana Cup
Privatlivspolitik for ansatte, frivillige, kunder, leverandører og samarbejdspartnere mv.
Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Dana Cup (”vi” eller ”os”) behandler dine personoplysninger.
1. Om Dana Cup
Dana Cup er en støtteforening og arrangør af fodboldturnering og er dataansvarlige.
I forbindelse med driften af Dana Cups virksomhed indsamler og behandler Dana Cup personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. Dana Cup er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.
Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til Dana Cups behandling af personoplysninger som led i driften af vores virksomhed, kan du kontakte os her:
Dana Cup
Børge Christensens Vej 5
9800 Hjørring
CVR-nr. 18377195
Telefon 9891 1300
E-mail: soccer@danacup.dk
Kontaktperson: Alison Leigh Forman
2. Datasikkerheden er afgørende for os
For Dana Cup er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne Privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes samt hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger. Vi sikrer os, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
3. Hvad er personoplysninger
Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, særligt ved hjælp af en identifikator, f.eks. navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, indkøbshistorisk, identifikationsnummer eller flere elementer, der er unikke for en given persons identitet.
4. Her indsamler vi oplysninger fra
Vi indsamler de oplysninger, som du giver os via udfyldelse af formularer. I andre tilfælde kan der være andre kilder, hvor du har angivet dine personoplysninger, som dermed er tilgængelige for Dana Cup, f.eks.
• Offentlig hjemmesider
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer
5. Hvilke typer persondata behandler vi og hvorfor?
De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit forhold og driften af Dana Cups virksomhed. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, modtager af vores nyhedsbrev, leverandør, frivillig, deltager i vores konkurrencer, bruger af vores applikationer eller hjemmeside, eller samarbejdspartner.
Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Dana Cup vil være ude af stand til at opfylde sine forpligtelser over for dig.
Dana Cup indsamler og behandler alene almindelige personoplysninger i forbindelse med din relation til Dana Cup. Det samme er tilfældet når du bruger vores hjemmeside og applikationer, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev og når du deltager i konkurrencer mv. Dana Cup indsamler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger. Følsomme personoplysninger kan være oplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk- eller religiøs overbevisning eller helbredsoplysninger. Følsomme personoplysninger indsamles kun med udtrykkeligt samtykke fra dig, såfremt der vurderes væsentlig og nødvendigt behov herfor.
Dana Cup vil typisk indsamle følgende oplysninger:
Oplysninger vedrørende vores ansatte
Oplysninger, som du giver os, når du bliver ansat hos Dana Cup, herunder kontaktoplysninger (navn, adresse, land, e-mailadresse, skatteoplysninger, lønforhold og telefonnummer), dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os. Vi anvender personoplysninger til at optimere og forbedre leveringen af den ydelse, som du har anmodet om.
Oplysninger vedrørende vores kunder
Oplysninger, som du giver os, når du bliver kunde hos Dana Cup, f.eks. når du tilmelder dig fodboldturneringen, herunder kontaktoplysninger (navn, adresse, land, e-mailadresse og telefonnummer), dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os. Vi anvender personoplysninger til at optimere og forbedre leveringen af den ydelse, som du har anmodet om.
Oplysninger vedrørende brugerprofiler
Oplysninger, som du giver os, når du opretter en bruger profil hos Dana Cup, herunder kontaktoplysninger. Vi anvender personoplysninger til optimering af brugeroplevelsen på vores elektroniske platforme samt de ydelser, som vi tilbyder. Dana Cup anvender ikke cookies og andre tracking teknologier på deres hjemmeside.
Oplysninger vi indhenter og behandler når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, deltager i konkurrencer og i øvrigt modtager markedsføring fra os. Oplysninger, som du giver os, når du udfylder en formular eller registrerer dig online via hjemmesiden, herunder kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse) og oplysninger, som du giver os f.eks. omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation. Personoplysninger anvendes til markedsføringsmæssige formål, herunder at målrette vores kommunikation med dig på baggrund af dine interesse- og fokusområder samt sende dig relevant markedsføring i form af nyhedsbreve samt øvrigt salgsmateriale.
Vi kan endvidere supplere den information, som vi indsamler med information som vi har indhentet fra vores hjemmeside eller fra andre kilder, det kan være offentlig tilgængelig information fra sociale media og andre almindelige tilgængelige kilder.
Oplysninger vedrørende vores leverandører og samarbejdspartnere
Oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder kontaktoplysninger (arbejde, jobtitel, navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.
Oplysninger vedrørende vores frivillige
Oplysninger, som du giver os i forbindelse med dit frivillige arbejde, herunder kontaktoplysninger (arbejde, navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forbindelse med dit frivillige arbejde samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.
6. Brug af dine personoplysninger
Dana Cup behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke samtlige de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger i alle tilfælde gælder for dig.
Dana Cup behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med din relation til Dana Cup eller i henhold til gældende ret.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Administration af ansættelsesforhold
Oprettelse og administration af dit ansættelsesforhold med Dana Cup som led i driften af Dana Cups virksomhed, herunder lønudbetaling mv.
Administration af kundeforhold
Oprettelse og administration af dit kundeforhold med Dana Cup som led i driften af Dana Cups virksomhed, herunder fakturering, inkasso, markedsføring, statistik mv.
Administration af nyhedsbreve og markedsføring i øvrigt
Oprettelse og administration af dig som abonnent eller modtager af markedsføring fra Dana Cup, herunder opretholdelse i vores kunderegistrer, udsendelse af nyhedsbrev og markedsføring, udtrækning i konkurrencer mv.
Drift og vedligehold af vores hjemmesider og applikationer
Tilvejebringelsen af vores onlineydelser på vores hjemmesider og i vores applikationer, herunder for at understøtte den løbende evaluering og forbedring af vores hjemmesider og applikationer.
Administration af leverandør- og samarbejdsforhold
Dana Cup behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- og/eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som Dana Cup arbejder sammen med som led i driften af vores virksomhed, herunder opretholdelse af vores CRM-register med information om vores kontaktpersoner hos vores leverandører og samarbejdspartnere.
Overholdelse af gældende love og regler
Overholdelse af love og regler, som Dana Cup er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler, som påhviler Dana Cup.
Dana Cup anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
Beskyttelse af Dana Cups og andres rettigheder
Det kan være tilfælde hvor en behandling herunder videregivelse er nødvendig for at beskytte, håndhæve eller forsvare Dana Cups eller tredjemands juridiske rettigheder herunder privatlivets fred, sikkerhed eller ejendom eller for at beskytte sikkerheden og privatlivet for vores brugere af hjemmesiden eller vores produkter og services.
Dana Cup bestræber sig på at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine forhold (f.eks. ændring af adresse eller betalingsoplysninger), således at vi kan sikre, at oplysningerne altid er korrekte og opdaterede.
7. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Dana Cup behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag:
1. Artikel 6.1.a (samtykke)
2. Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i)
3. Artikel 6.1.c (nødvendig for at Dana Cup overholde en retlig forpligtelse.
4. Artikel 6.1.f (Nødvendig for forfølgelsen af legitime interesse for Dana Cup)
5. Artikel 9.2.b (nødvendig for det formål at overholde arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser)
6. Artikel 9.2.f (nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares)
7. Artikel 9.2.g (nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret)
8. Artikel 10, jf. § 8 i databeskyttelsesloven
9. Deling af dine personoplysninger
Dana Cup videregiver alene oplysninger, i det omfang det er nødvendigt som led i driften af vores virksomhed.
Dana Cup kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, f.eks. i forbindelse med ekstern administration af vores it-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, juridisk bistand, koncernrelaterede virksomheder mv.
Dana Cup tilstræber i videst muligt omfang at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.
Dana Cup videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.
Dine personoplysninger kan overføres til lande både inden for og uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Overførsler til tredjelande vil kun ske til specifikke formål og vi vil altid sikre, at der er fornødne garantier på plads der sker en overførsel til et land uden for EU/EØS. Landet/landene eller virksomheden/virksomhederne er af Kommissionen vurderet, som lande, der generelt enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger.
Når vi overfører dine oplysninger til tredjelande har vi sikret at der er implementeret passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger, og at overførslen af dine personoplysninger er i overensstemmelse med kravene og forpligtelserne i henhold til gældende databeskyttelseslove.
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 13 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester, kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Hvis du vil have mere at vide om foranstaltningerne, er du altid velkommen til at kontakte os.
10. Opbevaring, sletning og datasikkerhed
Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med kontrol af tilskud, bogføring mv.
Det er Dana Cups politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde. Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, hvilken relation du har til Dana Cup.
Frivillige og ulønnet personale:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Ansatte:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Kunder, leverandører og samarbejdspartnere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 3 år efter din relation til Dana Cup er er ophørt.
Vi opbevarer dog oplysninger til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
11. Dine rettigheder
Du har følgende rettigheder:
• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på soccer@danacup.dk Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. I det omfang det er nødvendigt vil vi kontakte dig og bede dig om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at kunne håndtere din anmodning korrekt.
Hvis du har lyst til at læse mere om dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen kan du læse mere på datatilsynet.dk
Klage over Dana Cups behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
12. Opdateringer
Dana Cup evaluerer og opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for behandlingen af dine personoplysninger.
Hvis senere ændringerne i væsentlig omfang udvider vores rettigheder til at bruge de oplysninger, som vi allerede har indsamlet fra dig, vil vi give dig besked og give dig et valg om vores fremtidige brug af personoplysningerne. Herudover vil den seneste version af vores privatlivspolitik altid være tilgængelig på vores hjemmeside.
